Cíl

Nastavit a používat status klienta nebo rodiny tak, aby odpovídal skutečnému životnímu cyklu služby, správně se promítal do barev přehledů a šel spolehlivě vykazovat ve statistikách.

Kdy tuto situaci řešit

• když status zavádíte poprvé a rozhodujete, zda ho chcete vést ručně nebo automaticky,
• když pracovníci tápou mezi stavy oslovený, zájemce, uživatel, odmítnutý a ukončený,
• když barva klienta v přehledu neodpovídá tomu, co čekáte,
• když potřebujete evidovat důvody odmítnutí nebo ukončení pro statistiky.

Postup

1. V Správa -> Volitelné funkce si nejdřív ujasněte, zda chcete používat automatický status. Pro většinu organizací je to bezpečnější a přehlednější varianta.
2. Pokud automatický status zapnete, rozhodněte zároveň:

• zda budete používat i stav Oslovený,
• po jaké době bez kontaktu se má vytvářet automatické odmítnutí nebo ukončení typu nepřišel,
• zda se má status sdílet mezi klientem a rodinou.

1. Při prvním kontaktu klienta nebo rodiny zvolte správný výchozí stav. Pokud máte automatický status bez stavu Oslovený, systém typicky pracuje rovnou se stavem Zájemce.
2. Jakmile dojde k přijetí do služby a vznikne platná smlouva, zkontrolujte, že se klient dostal do stavu Uživatel služby. U automatického statusu se to má stát samo; u ručního vedení to musíte zapsat vy.
3. Pokud klienta nemůžete přijmout, vložte stav Odmítnutý a vyplňte důvod odmítnutí. U ručního statusu patří sem i jednorázové speciální situace, které automatika sama nepozná.
4. U běžné práce průběžně sledujte barevné značení v přehledech klientů a rodin. Barva není samostatný údaj; odvozuje se od kombinace statusu, smlouvy a plánu.
5. Když si nejste jistí, proč má klient konkrétní barvu, najeďte v přehledu kurzorem na jméno a přečtěte si textové vysvětlení. Teprve potom upravujte data.
6. Pokud ve stejný den existuje ruční statusový zápis a zároveň by automatika chtěla vložit jiný stav, rozhodující je ruční zápis. To je důležité hlavně u vyloučení nebo zvláštních důvodů ukončení.
7. Nakonec si ve Statistiky -> Status klientů a rodin ověřte, že se počty stavů a důvodů chovají podle očekávání.

Kontrolní body

• víte, zda váš projekt používá ruční nebo automatický status,
• pracovníci rozlišují změnu stavu od pouhé změny barvy v přehledu,
• u odmítnutí a ukončení se vyplňují správné důvody,
• status odpovídá skutečné existenci smlouvy a plánu.

Na co si dát pozor

• barva klienta není pole k ruční editaci; je to jen výsledek zadaných dat,
• pokud status vedete ručně, je mnohem snazší vytvořit rozpornou kombinaci se smlouvou nebo plánem,
• při práci s rodinami si vždy ověřte, zda status sdílíte mezi rodinou a členem, nebo je chcete mít oddělené,
• automatika neumí nahradit lidské rozhodnutí u specifických důvodů odmítnutí, vyloučení nebo mimořádných situací.