Cíl

Bezpečně ukončit práci s klientem nebo rodinou, správně pochopit roli archivu a umět po delší pauze rozlišit návrat staronového kontaktu od úplně nové karty.

Kdy tuto situaci řešit

• když klient nebo rodina opravdu končí a nechcete jen skrýt kartu z běžných výběrů,
• když potřebujete hromadně ukončit celou rodinu,
• když se klient po delší době vrací a Evidence hlásí staronový kontakt,
• když si nejste jistí rozdílem mezi ukončením, archivem a neaktivitou bez oficiálního ukončení.

Postup

1. Než cokoli ukončíte, zkontrolujte poslední docházku, otevřené smlouvy a otevřené plány. Ukončení má navázat na skutečný poslední kontakt, ne na odhad.
2. Pokud klient nebo rodina opravdu končí, použijte tlačítko Ukončit. Nepřeskakujte rovnou na ruční zapnutí archivu, protože tím byste neuzavřeli navazující agendy.
3. Po spuštění ukončení zkontrolujte, že systém uzavřel neukončené smlouvy a plány a doplnil odpovídající statusový záznam.
4. Ověřte, jaké datum bylo použité. Standardně je to datum posledního kontaktu; bez docházky systém použije dnešní datum.
5. V přehledu klientů nebo rodin si pak zkontrolujte filtr Archiv. Archivovaný záznam se už v běžném výběru nemá nabízet, ale v historii a statistikách musí zůstat zachovaný.
6. U rodiny se rozhodněte, jestli chcete archiv nebo ukončení promítnout i na všechny členy. Pokud ano, proveďte to vědomě na úrovni rodiny.
7. Pokud klient po měsících nebo letech znovu přijde, nejdřív vyhledejte jeho původní kartu. Když od posledního kontaktu uplynulo alespoň 365 dní, Evidence ho označí jako staronový kontakt.
8. U staronového kontaktu obvykle nepatří zakládat zcela nového klienta. Smyslem je navázat na existující historii a novým statusem nebo novou smlouvou otevřít další etapu práce.
9. Po návratu klienta zkontrolujte, zda je správně nastaven archiv, nový status a případně nové smlouvy nebo plány.

Kontrolní body

• ukončení bylo provedeno přes správné tlačítko, ne jen ručním skrytím v archivu,
• uzavřené smlouvy a plány mají smysluplné datum ukončení,
• archivovaný klient zmizel z běžných výběrů, ale zůstal v historii,
• staronový kontakt řešíte na původní kartě, ne zakládáním zbytečné duplicity.

Na co si dát pozor

• samotný archiv není náhrada za korektní ukončení klienta nebo rodiny,
• ruční přepnutí archivu u aktivního klienta často jen zakryje problém místo jeho vyřešení,
• po návratu staronového kontaktu si pohlídejte, že starý archiv nebo staré ukončení neblokuje novou etapu práce,
• při práci se středisky sledujte, v jakém středisku se staronový kontakt vyhodnocuje a kde se pak znovu rozbíhá běžná práce.