Cíl

Bezpečně zapnout práci se středisky, správně rozdělit starší data a ověřit, že uživatelé vidí i zapisují jen to, co odpovídá jejich střediskům.

Kdy tuto situaci řešit

• když přecházíte z jedné společné evidence na více služeb, klubů nebo pracovišť,
• když potřebujete oddělit statistiky a vykazování podle středisek,
• když po zapnutí středisek uživatel klienta sice vidí, ale nemůže zapsat práci, plán nebo činnost.

Postup

1. Nejdřív si ujasněte, proč střediska zavádíte. Pokud nepotřebujete oddělovat zápis, přehledy a statistiky více služeb nebo pracovišť, funkci zbytečně nezapínejte.
2. Otevřete Správa -> Střediska a v části základního nastavení zapněte rozdělení na střediska. Zároveň rozhodněte, kde má být středisko povinné.
3. Založte všechna aktivní střediska, která budete skutečně používat. Vyplňte název, zkratku, kód a nastavte, kde se mají nabízet.
4. Po uložení změn aplikaci znovu načtěte nebo se znovu přihlaste. Bez toho se nové nastavení nemusí ve formulářích projevit správně.
5. Pokud už v evidenci máte starší klienty a záznamy, použijte část Přesun dat jen jako řízenou inicializaci nebo hromadnou opravu. Nejprve vyberte cílové středisko, rozhodněte, zda chcete existující nastavení nahradit, a upravujte jen ty oblasti, kterým opravdu rozumíte.
6. Po každém větším přesunu dat zkontrolujte výsledky v přehledech. U klientů, rodin a navazujících záznamů si ověřte, že se historická data propsala pod správné středisko.
7. Otevřete Správa -> Uživatelé - úprava a každému pracovníkovi přiřaďte správná střediska a úroveň omezení. Chcete-li uživatele opravdu omezit, nenechávejte jeho střediska prázdná.
8. U konkrétního klienta otevřete Karta klienta - úprava a zkontrolujte, že má klient přiřazené středisko, ve kterém s ním daný pracovník potřebuje zapisovat. Základní karta klienta je společná, ale navazující agenda se řídí střediskem.
9. V Přehledu klientů ověřte, že uživatel vidí očekávané klienty. Samotná viditelnost v seznamu ale ještě neznamená plné právo zapisovat do všech jejich středisek.
10. Na klientovi vyzkoušejte vložit nebo upravit individuální práci a podle potřeby i plán. Správné středisko vyberte hned na začátku, protože podle něj se filtrují další nabídky formuláře.
11. Zkontrolujte, že se ve formuláři nabízejí jen ta střediska, činnosti a další volby, které odpovídají klientovi i přihlášenému uživateli. Pokud ne, vraťte se do nastavení uživatele nebo na klientskou kartu a opravte přiřazení.
12. Když narazíte na starší záznam, který nejde upravit kvůli chybějícímu nebo špatnému středisku, opravte nejdřív střediskové přiřazení klienta nebo použijte řízený převod dat. Teprve potom se vracejte k samotné úpravě záznamu.

Kontrolní body

• střediska jsou zapnutá jen tam, kde je opravdu potřebujete,
• všechna používaná střediska jsou založená a aktivní,
• starší klienti a historické záznamy mají po převodu správné středisko,
• uživatelé mají přiřazená správná střediska a odpovídající úroveň omezení,
• klient má na kartě přiřazené středisko, ve kterém se má zapisovat práce nebo plán,
• ve formulářích se nabízejí jen relevantní střediska a činnosti.

Na co si dát pozor

• část Přesun dat je silný hromadný nástroj; neodborný zásah může přepsat historii u většího množství záznamů,
• pokud uživatel nemá přiřazené žádné středisko, systém ho může brát jako uživatele bez omezení; pro reálné omezení je potřeba střediska skutečně přiřadit,
• základní karta klienta je společná napříč středisky, ale docházka, plány, smlouvy, činnosti a další agenda už se řídí střediskem,
• to, že klienta vidíte v přehledu, ještě neznamená, že smíte zapisovat nebo upravovat záznamy ve všech jeho střediscích,
• změna střediska nebo znovunačtení formuláře může zahodit neuložené údaje, proto nejdřív ukládejte a až potom přepínejte kontext.