Cíl

Zjednodušit Evidenci tak, aby pracovníci viděli jen používané moduly, záložky a pole formulářů, a přitom nezmizela důležitá práce z běžného workflow.

Kdy tuto situaci řešit

• když je menu nebo karta klienta zbytečně přeplněná funkcemi, které vaše služba nepoužívá,
• když chcete skrýt nepoužívané záložky, doplňky nebo části formulářů,
• když potřebujete přejmenovat vlastní položky a nechat ve formuláři jen údaje, které tým skutečně vyplňuje.

Postup

1. Nejdřív si s týmem ujasněte, které části Evidence opravdu používáte a které jsou pro vás jen rušivé. Neskryjte nic jen proto, že to právě teď na obrazovce překáží.
2. Otevřete Správa -> Volitelné funkce. Začněte od největších celků: moduly, podsekce a klientské záložky, které vaše organizace dlouhodobě nepoužívá.
3. Skrývejte postupně po menších blocích. Po každé větší změně si poznamenejte, co jste upravili, abyste změnu uměli případně vrátit.
4. V klientské části vypněte jen ty záložky a doplňky, které opravdu nechcete používat, například plány, smlouvy, návštěvy nebo další rozšiřující agendy.
5. Potom přejděte na konkrétní položky formulářů. U individuální a skupinové práce nastavte, která vlastní zařazení a vlastní položky se mají zobrazovat a jak se mají jmenovat.
6. Pokud některé údaje ve formuláři nikdy nevyplňujete, skryjte je. Pokud je používáte, ale pod jiným názvem, pole přejmenujte tak, aby odpovídalo vaší praxi.
7. U drobných informačních částí, jako jsou přehledy na nástěnce nebo zobrazení autora a data úprav, nastavte jen to, co je pro tým skutečně užitečné při každodenní práci.
8. Změny uložte a potom aplikaci znovu načtěte nebo se znovu přihlaste. Bez toho neuvidíte spolehlivě výsledný stav.
9. Ověřte výsledek na třech místech: v horním menu, na kartě klienta a ve formuláři individuální práce. Právě tam se nejrychleji pozná, jestli jste něco neschovali příliš.
10. Na vybraném klientovi zkuste běžný zápis práce. Pokud pracovník stále bez problémů založí nebo upraví záznam a formulář po něm nechce zbytečné údaje, zjednodušení je nastavené správně.
11. Když po změně některá funkce chybí víc, než jste čekali, vraťte se do Volitelných funkcí a příslušnou část znovu zapněte. Postup je určený pro ladění rozhraní, ne pro jednorázové radikální ořezání bez kontroly.

Kontrolní body

• horní menu obsahuje jen moduly, které tým opravdu používá,
• na kartě klienta zůstaly jen relevantní záložky,
• ve formuláři individuální práce se zobrazují jen potřebná pole a bloky,
• vlastní položky a zařazení mají srozumitelné názvy,
• po zjednodušení stále bez problému projdete běžný klientský workflow.

Na co si dát pozor

• změny dělejte po menších krocích; hromadné schování více oblastí najednou zhoršuje hledání chyby,
• změna se často projeví až po novém přihlášení nebo znovunačtení celé aplikace,
• skrývání funkcí mění hlavně rozhraní; uložené záznamy tím běžně nemažete, ale můžete si je dočasně přestat zobrazovat v běžném workflow,
• pokud vlastní položky používáte i ve filtrech nebo přehledech, změnu názvu komunikujte celému týmu,
• když si nejste jistí, jestli je něco opravdu nepoužívané, raději to nejdřív otestujte na menším okruhu uživatelů.