Cíl

Rychle a bezpečně založit nebo doplnit více záznamů individuální práce najednou a správně vybrat variantu podle toho, co má být pro všechny stejné a co se mezi klienty nebo rodinami liší.

Kdy tuto situaci řešit

• když potřebujete ve stejný den zapsat více podobných individuálních prací,
• když mají všichni stejnou docházku a činnosti, nebo naopak stejný jen jeden z těchto bloků,
• když už docházky existují a potřebujete k nim hromadně doplnit chybějící činnosti,
• když chcete začít z Hledat / Rychlého vložení a neztrácet čas ručním proklikáváním do každé karty zvlášť.

Postup

1. Začněte na stránce Hledat klienty nebo Hledat rodiny, případně přímo v přehledu Docházka. Pokud už máte vybraný kontext klienta nebo rodiny, použijte zkratky v části Pomocná navigace vložení.
2. Nejdřív si ujasněte, co bude pro všechny stejné. Právě podle toho vyberete správnou hromadnou variantu.
3. Variantu vše stejné použijte tehdy, když má být všem uložen stejný den, forma, poznámka i stejné činnosti. Pokud je aktivita opravdu společná bez individuálních rozdílů, zvažte, jestli by nebyla vhodnější skupinová práce.
4. Variantu různá docházka, stejné činnosti použijte tehdy, když se mezi klienty liší docházkové údaje, například forma nebo místo, ale činnosti mají být stejné pro všechny vybrané.
5. Variantu stejná docházka, různé činnosti použijte tehdy, když je společný den a základ docházky, ale každému klientovi potřebujete zadat jinou kombinaci činností.
6. U varianty stejná docházka, různé činnosti si nejdřív omezte seznam činností, aby tabulka byla přehledná. V jednotlivých buňkách pak platí: ne = činnost se klientovi neuloží, ano = činnost se uloží bez výběru konkrétního pracovníka, a výběr jména pracovníka = činnost se uloží včetně informace, kdo ji poskytl.
7. Pokud potřebujete zapsat příchod i bez vybrané činnosti, použijte pro to příslušnou volbu v hromadném formuláři. Neobcházejte to falešným výběrem činnosti jen proto, aby šlo záznam uložit.
8. Variantu Přidat činnosti k docházce použijte jen tehdy, když docházky už existují. Tato stránka novou docházku nezaloží, jen dohledá existující záznamy a dovolí vám k nim hromadně doplnit činnosti, deník nebo akci.
9. Před uložením vždy zkontrolujte datum, středisko a vybranou skupinu klientů nebo rodin. Hromadné formuláře zakládají nebo mění více záznamů najednou, takže chyba ve filtru se rychle násobí.
10. Po uložení si přečtěte potvrzovací okno. Ověřte, že opravdu vznikly docházky i činnosti, případně že se doplnili poskytující pracovníci.
11. Nakonec se vraťte do běžného seznamu Docházka a zkontrolujte výsledek na konkrétních řádcích: datum, forma, místo, počet činností a případně dobu trvání.
12. Pokud výsledek neodpovídá očekávání, neopravujte bezhlavě celou dávku dalším hromadným formulářem. Nejdřív si ujasněte, jestli jste zvolili správnou variantu, nebo jestli je lepší upravit jen jednotlivé záznamy.

Kontrolní body

• byla zvolená správná hromadná varianta podle toho, co je stejné a co různé,
• filtr i výběr klientů nebo rodin odpovídá skutečné skupině, kterou chcete zapsat,
• u varianty s různými činnostmi dává smysl volba ne / ano / pracovník,
• potvrzovací okno po uložení hlásí založení nebo doplnění očekávaných záznamů,
• výsledek je vidět i v běžném seznamu individuální práce.

Na co si dát pozor

• Přidat činnosti k docházce neslouží k založení nové docházky; pokud žádná neexistuje, nemá co doplňovat,
• hromadné vložení je rychlé, ale chyba ve filtru nebo ve výběru klientů se propíše do více záznamů najednou,
• pokud je aktivita opravdu společná a nepotřebujete individuální rozdíly, bývá často vhodnější skupinová práce než hromadné individuální záznamy,
• u varianty stejná docházka, různé činnosti si předem zúžte seznam činností; jinak je tabulka nepřehledná a roste riziko chybného kliknutí,
• po hromadném uložení vždy dělejte kontrolu v běžném seznamu, ne jen v potvrzovacím okně.