Cíl

Připravit si jednou správný filtr, uložit ho jako sestavu a potom z něj opakovaně na pár kliků dělat stejné přehledy, exporty nebo výkazy bez ručního nastavování všech podmínek.

Kdy tuto situaci řešit

• když děláte pravidelný výstup nad stejnou skupinou klientů nebo nad stejným typem statistik,
• když potřebujete opakovaně vykazovat stejné období, středisko nebo cílovou skupinu,
• když chcete mít jistotu, že export nebo výkaz vždy vychází ze stejného ověřeného filtru,
• když chcete archivovat vygenerovaný výkaz a případně ho ještě upravit.

Postup

1. Ujasněte si, odkud má výstup vzniknout. Pro seznam klientů nebo rodin začněte v Přehledu klientů, pro souhrnné číslo otevřete odpovídající stránku ve Statistikách.
2. Nastavte nejdřív jen základní filtry, typicky období a středisko. Další podmínky přidávejte až podle potřeby.
3. Klikněte na Filtrovat nebo Filtrovat (vyhledat) a zkontrolujte, že výsledek opravdu odpovídá tomu, co chcete opakovaně sledovat nebo vykazovat.
4. Pokud používáte stejnou kombinaci filtrů opakovaně, uložte ji jako sestavu filtrů. Název volte tak, aby z něj bylo poznat použití, například období, středisko nebo účel výstupu.
5. Příště už sestavu jen vyberte a použijte přes Použít a Filtrovat. Tím zkrátíte opakovanou práci a snížíte riziko, že některý filtr nastavíte jinak než minule.
6. Když je potřeba výsledek předat dál, použijte z aktuálně načteného filtru odpovídající výstup: Export do Excelu, Vygenerovat dokument nebo Tisk dokumentu podle toho, co na stránce potřebujete.
7. Pokud má být výkaz uložený v historii a zároveň upravitelný, použijte volbu Upravit a tisknout dokument s uložením do Tisků výkazů.
8. Otevřete Dokumenty -> Tisk výkazů statistiky a ověřte, že se výkaz do archivu skutečně uložil. Tady ho můžete znovu dohledat, otevřít, upravit a vytisknout.
9. Když se pravidelný report změní, nepřepisujte bez rozmyslu starou sestavu. Často je lepší založit novou variantu s jasnějším názvem, aby bylo poznat, který filtr platí pro který typ výstupu.
10. Nepoužívané nebo zastaralé sestavy průběžně mažte, jinak se seznam uložených filtrů rychle stane nepřehledným a pracovníci budou načítat špatnou variantu.

Kontrolní body

• uložená sestava po načtení vrací stejná data jako při prvním uložení,
• název sestavy jednoznačně říká, k čemu slouží,
• export nebo výkaz vzniká z právě načteného a zkontrolovaného filtru,
• při variantě s uložením do historie je výkaz dohledatelný v Tiscích výkazů,
• tým používá jen aktuální a srozumitelně pojmenované sestavy filtrů.

Na co si dát pozor

• nejčastější chyba je uložit si filtr dřív, než ověříte výsledky; tím si zafixujete špatnou kombinaci podmínek,
• staré video ukazuje klientskou záložku statistik, ale v dnešní verzi je workflow rozdělené mezi Přehled klientů, samostatné stránky Statistiky a Tisky výkazů; princip je ale stejný,
• pokud pracujete s delším obdobím nebo složitějším filtrem, zkontrolujte před tiskem také aktivní středisko a datum,
• uložený výkaz v archivu neznamená živý přepočet; pokud chcete aktuální čísla, vytvořte nový výkaz z aktuálního filtru,
• seznam uložených sestav je užitečný jen tehdy, když v něm nejsou desítky nejasně pojmenovaných variant.