Zde založíte novou individuální práci s klientem: osobní setkání, telefonický kontakt, přípravu nebo jinou práci. Nejdřív vyplníte hlavní údaje a činnosti, po prvním uložení můžete pokračovat v jejich podrobné editaci.

Individuální práce zahrnuje osobní setkání, telefonický či online kontakt i jednání ve prospěch klienta, přípravu a dokumentaci bez jeho přítomnosti. Zadejte skutečnou formu a obsah; údaje o příchodu a odchodu nesmějí vytvářet dojem osobní účasti, která neproběhla. Pro rozhodnutí podle znalosti identity použijte návod k práci bez přítomnosti klienta.

Základní údaje a pořadí práce

1. Vyberte Práce ke dni, klienta a případně Středisko. Pokud formulář nabízí potvrzení data, proveďte je nyní.
2. Zapište skutečný Příchod a Odchod, poznámku a další potřebné údaje.
3. Vyberte poskytnuté činnosti a doplňte jejich délky, pracovníky a případné vazby na plány.
4. Podle potřeby vyplňte další dostupné části, například deník nebo cestovní příkaz.
5. Zvolte návrat v poli Po uložení, uložte práci a zkontrolujte výsledek. Pokud chcete pokračovat v podrobných úpravách, otevřete uloženou práci.

Podle zapnutých funkcí můžete doplnit přerušení práce, kurz, počet kilometrů, vlastní položky, zařazení a poznámku. Čas příchodu a odchodu popisuje průběh setkání; dobu poskytnutých činností zadáváte zvlášť.

Pokud formulář nabízí založení nového klienta přímo při zápisu práce, vyplňte alespoň jméno, příjmení nebo přezdívku. Nejdříve ověřte, zda už klient v evidenci existuje.

Činnosti a jejich délka

U činnosti vyberte, co bylo skutečně poskytnuto, doplňte dobu trvání, poznámku a poskytující pracovníky. Podle nastavení jsou dostupné také počty poskytnutí, oblasti konzultací a vazby na plány. Stejná práce může obsahovat více činností.

Po prvním uložení se činnosti zobrazí jako samostatné řádky. Přes Upravit otevřete detail konkrétní činnosti, další vložíte v části Přidat činnosti. Každý podformulář má vlastní uložení. Před přidáváním nebo úpravou navazujících položek proto nejprve uložte rozpracované změny v hlavním formuláři.

Celková délka trvání činností je součet dob uložených činností. Neodvozuje se automaticky z rozdílu mezi příchodem a odchodem.

Příklad: hodina setkání, 45 minut činností

Setkání trvalo od 9:00 do 10:00. Zapíšete konzultaci na 30 minut a pomoc s formulářem na 15 minut. Součet činností bude 45 minut, i když mezi příchodem a odchodem uplynula hodina. Pokud některá činnost chybí, doplňte ji; samotná změna odchodu součet činností neopraví.

P-IP/PR-S a Plnění IP

Tyto funkce se zobrazují podle nastavení programu a mají odlišný význam:

• P-IP/PR-S eviduje plánování a průběh činnosti u klienta. Tyto údaje nejsou vázané jen na tuto jednu práci.
• Plnění IP přiřazuje konkrétní poskytnutou činnost k vybranému aktivnímu individuálnímu plánu. Nabídka závisí na klientovi a datu práce.

Při změně data použijte zobrazené tlačítko v části Potvrzení data, které znovu načte nabídku pro zadaný den. Jeho text se mění podle zapnutých funkcí. Načtení může zahodit rozpracované údaje, proto datum, klienta a středisko vybírejte před vyplňováním činností.

Pokud opravujete už uloženou práci:

• Po změně klienta se při zapnutém Plnění IP zruší dosavadní přiřazení plnění u činností. Po uložení je vyberte znovu pro správný plán. Také po změně data zkontrolujte, že přiřazení odpovídá plánům platným v novém dni.
• Změna klienta nepřesune ani neopraví P-IP/PR-S. Chybně zadané údaje opravte u původního i nového záznamu klienta.
• Při změně střediska musí navázané činnosti a jejich pracovníci odpovídat cílovému středisku. Pokud činnosti už mají přiřazené Plnění IP, změna střediska je zablokovaná.

Podrobnější rozlišení najdete v návodu Kdy použít P-IP/PR-S, hodnocení plánu a Plnění IP a v příkladech Plány v praxi.

Příchod z Organizéru

Akce Zapsat práci s vybraným klientem u uložené schůzky otevře novou individuální práci. Předá datum, klienta, příchod, odchod a splněné činnosti; podle nastavení činností také jejich časovou dotaci. Předvyplnění ještě není uložený záznam práce.

Před uložením upravte časy podle skutečnosti, odznačte neprovedené činnosti, doplňte další a opravte délky i poznámky. Samotné objednání činnosti v organizéru neznamená, že byla splněna.

Další záznamy spojené s prací

Podle volitelných funkcí můžete k práci připojit:

• Deníkový záznam – podrobnější zápis průběhu, případně místo a název.
• Sankci – samostatný záznam včetně poznámky a případné platnosti do.
• Akci – vazbu na konkrétní akci.
• Ubytování – lůžko a období pobytu; kontroluje se obsazenost. Individuální cena za noc může nahradit cenu z lůžka nebo pokoje.
• Stravu – objednávku na vybrané období, počet porcí, cenu a poznámku například k dietě. Z období vznikají jednotlivé dny objednávky.
• Zápůjčku – vydaný předmět, počet kusů a předpokládané vrácení; po vrácení doplníte skutečné datum.

V nové práci mohou být dostupné rovnou formuláře pro přidání těchto položek. U uložené práce jsou oddělené seznamy a formuláře s vlastním uložením. Upravujete tak konkrétní navazující záznam; jeho odstranění není smazáním celé práce.

Zjednodušený cestovní příkaz

Pokud je tato volitelná funkce zapnutá, část Cestovní příkaz umožňuje zapsat cestu přímo k této práci. Zapněte jeho uložení a vyplňte zaměstnance, Odkud, Kam, Účel cesty, typ dopravy a časy odjezdu a příjezdu. Podle dopravy vyberte vozidlo a zkontrolujte jeho popis, ujeté kilometry a sazbu Kč/km. Předvyplněné údaje můžete upravit. Přepínačem Vyúčtování klientovi určíte, zda se cesta má zahrnout do vyúčtování.

• Zjednodušený formulář ukládá základ cesty a kilometrovou náhradu. U soukromého vozidla se náhrada vypočítá z kilometrů a sazby.
• Víceřádkové prokázané výdaje a podrobné stravné doplňujte v plném formuláři Knihy jízd. Při zapnuté zaměstnanecké knize jízd tam najdete tentýž záznam.
• Když u existující práce vypnete uložení cestovního příkazu, odstraní se vazba na tuto práci. Samotný cestovní příkaz se smaže, pokud už nemá vazby na další klienty; jinak zůstane pro ně zachovaný.
• Cestovní příkaz uzamčený vyúčtováním nelze tímto formulářem měnit ani odstranit. Schválený nebo zamčený cestovní příkaz nelze přepsat. Přečtěte si výsledek uložení také u cestovního příkazu: úspěch hlavního záznamu ještě neznamená úspěch každé navazující části.

Tento zápis se hodí zejména pro cestu, která přímo patří ke konkrétní práci a kterou potřebujete zaznamenat současně se setkáním.

Kontrola po uložení

Ověřte datum, klienta, seznam činností a jejich dobu trvání. Podle zapnutých funkcí se při uložení přepočítává také status klienta; věnujte pozornost upozornění na jeho změnu. Zkontrolujte i nově přidané navazující položky a případné chybové zprávy.