Cíl

Zapsat cestu tak, aby se správně promítla do klientského vyúčtování, po uzamčení vytvořila navázaný Doklad a po přijetí platby šla jednoznačně dohledat v Úhrady, u dokladu i v seznamu vyúčtování.

Jak číst tento návod

Tento scénář je jeden souvislý workflow od zápisu cesty až po kontrolu zaplacení. První dva kroky popisují dvě možné vstupní cesty, jak stejnou cestu založit. V praxi obvykle použijete buď krok 1, nebo krok 2. Další kroky už navazují stejně.

Kdy tuto situaci řešit

• když organizace přeúčtovává klientovi nebo rodině cestu pracovníka,
• když potřebujete rozlišit plný cestovní příkaz v Zaměstnanci a zjednodušený cestovní příkaz u práce s klientem,
• když po vystavení vyúčtování chcete zkontrolovat, co se uzamklo, kde vznikl doklad a jak na něj navázat úhradu,
• když potřebujete na konci ověřit, že stejné vyúčtování vidíte konzistentně u klienta, ve financích i u dokladu.

Důležité rozlišení předem

• Pro jednu konkrétní cestu zvolte jen jednu vstupní cestu zápisu: buď plný formulář v Zaměstnanci -> Kniha jízd, nebo zjednodušený cestovní příkaz uvnitř práce s klientem. Stejnou cestu nezakládejte dvakrát.
• Samotný výběr klienta v cestovním příkazu nestačí. Aby se cesta načetla do vyúčtování, musí být zároveň nastavené Vyúčtování klientovi = Ano a cesta musí spadat do správného období.
• Jestli potřebujete detailní stravné nebo víceřádkové prokázané výdaje, použijte plný formulář knihy jízd. Zjednodušený formulář u klientské práce řeší hlavně základ cesty a km náhradu.
• Pokud neúčtujete na klienta, ale na rodinu, workflow je stejné. Jen místo klientských stránek použijete odpovídající stránky na kartě rodiny.

Krok 1. Zápis cestovního příkazu zaměstnance v sekci Zaměstnanci

Tento krok použijte tehdy, když chcete založit plný zaměstnanecký cestovní příkaz a potřebujete mít k dispozici celý formulář knihy jízd včetně podrobnějších cestovních náhrad.

Otevřete Zaměstnanci -> Kniha jízd a založte nový cestovní příkaz nebo otevřete rozpracovaný záznam. Vyplňte zaměstnance, datum, trasu Odkud a Kam, účel, případně klienta, vozidlo, kilometry, sazbu, čas cesty a podle potřeby i stravné a prokázané výdaje. Pro budoucí klientské vyúčtování zkontrolujte hlavně tři věci: správného klienta, přepínač Vyúčtování klientovi = Ano a datum spadající do budoucí fakturované periody.

Po uložení ověřte, že dávají smysl vypočtené hodnoty km náhrada, stravné, výdaje a celkem. Pokud některá částka nesedí, opravte ji ještě tady, dřív než se cesta dostane do vyúčtování.

Tato varianta je správná hlavně tehdy, když:

• potřebujete plnohodnotný cestovní příkaz zaměstnance,
• budete doplňovat stravné nebo víceřádkové výdaje,
• nechcete cestu zakládat až z klientské docházky.

Krok 2. Zápis cestovního příkazu v práci s klientem

Tento krok použijte tehdy, když cesta vzniká přímo při jedné konkrétní práci s klientem a dává smysl ji založit rovnou uvnitř klientské docházky.

Otevřete Karta klienta -> Docházka -> úprava a použijte sekci Cestovní příkaz. Zapněte uložení cestovního příkazu, vyplňte trasu, účel, vozidlo, sazbu a kilometry a nastavte Vyúčtování klientovi = Ano. Tato varianta ukládá záznam do stejné evidence jako zaměstnanecká kniha jízd, takže po uložení se cesta může objevit i v Zaměstnanci -> Kniha jízd.

Pokud jste cestu zapsali touto zjednodušenou cestou, nevytvářejte ještě druhý samostatný zaměstnanecký cestovní příkaz pro stejnou jízdu. Jestli později zjistíte, že potřebujete doplnit stravné nebo víceřádkové výdaje, otevřete stejný záznam v knize jízd a doplňte ho tam.

Tato varianta je správná hlavně tehdy, když:

• pracovník zapisuje cestu přímo při konkrétní práci s klientem,
• stačí základ cesty a km náhrada,
• chcete se vyhnout přepínání do jiné agendy při běžném zápisu práce.

Krok 3. Založení vyúčtování

Jakmile je cesta uložená jednou z předchozích variant, pokračujte na kartě klienta do záložky Vyúčtování a založte nové vyúčtování pro období, do kterého spadá cesta. Vyplňte datum vystavení, splatnosti, období a šablony tisku.

V části Co fakturovat zapněte alespoň Kniha jízd. Další přepínače zapínejte jen tehdy, když se mají současně fakturovat i činnosti, strava, ubytování nebo úkony organizéru. Před uložením si ověřte, že se období nekříží s jiným rozpracovaným nebo uzamčeným vyúčtováním stejného klienta.

Pokud účtujete rodině místo klienta, je postup stejný, jen vyúčtování zakládáte na kartě rodiny.

Před odchodem z tohoto kroku si ověřte:

• že cesta spadá do správného období,
• že vyúčtování patří správnému klientovi nebo rodině,
• že je zapnutá Kniha jízd, pokud se má cesta opravdu účtovat.

Krok 4. Uzamčení vyúčtování a jeho následky

Před uzamčením zkontrolujte, že se do vyúčtování opravdu načítá očekávaná cesta a že přepínače v Co fakturovat odpovídají realitě. Potom použijte Uzamknout fakturu.

Tím se stane několik věcí najednou:

• uloží se finální Celkem,
• vytvoří nebo aktualizuje se navázaný Doklad,
• uzamknou se fakturované záznamy jen v těch oblastech, které jsou ve vyúčtování zapnuté.

  Pokud je zapnutá pouze Kniha jízd, uzamknou se odpovídající cesty, ale třeba stravování nebo jiné agendy zůstanou dál volné. Po uzamčení už nečekejte, že budete ručně upravovat finance doklad vytvořený z vyúčtování; ten se správně otevírá hlavně ke kontrole a případné opravy se řeší přes vyúčtování, ne přepisem dokladu.

  Nejčastější následky uzamčení, které je potřeba uživateli vědomě zkontrolovat:

• ve sloupci Celkem se objeví uložená finální částka,
• v seznamu vyúčtování přibude vazba na doklad,
• odpovídající cesty už nepůjdou běžně přepisovat, pokud spadají do uzamčeného rozsahu.

Krok 5. Kontrola dokladů

Po uzamčení přejděte do Finance -> Doklady nebo otevřete doklad přímo z detailu vyúčtování. Zkontrolujte, že vznikl správný doklad pro správného klienta nebo rodinu, sedí na něm datum splatnosti, částka, symboly a případný předmět.

Pokud organizace používá interní rozdělení nákladů, ověřte i Rozúčtování dokladu. Jestli se doklad otevře jen pro čtení a nepůjde běžně upravovat, je to u dokladů vytvořených z uzamčeného vyúčtování očekávané chování, ne chyba.

V tomto kroku zkontrolujte zejména:

• že doklad opravdu vznikl nebo se aktualizoval,
• že sedí částka s vyúčtováním,
• že ve spodní části detailu je prostor pro budoucí navázané úhrady.

Krok 6. Zápis úhrady s párováním dokladu

Když přijde platba, otevřete Finance -> Úhrady a založte novou úhradu nebo upravte existující záznam. Vyplňte klienta nebo rodinu, datum platby, částku, způsob úhrady, zdroj platby, variabilní a případně specifický symbol.

V poli Doklad použijte pomocná tlačítka VS, SS, Datum, Rok nebo Kombinace jen jako vodítko pro hledání. Doklad se tím nespáruje automaticky; správný záznam je vždy potřeba ručně vybrat ze seznamu.

Možné varianty v tomto kroku:

• pokud doklad už existuje a údaje sedí, vyberete ho hned a úhradu uložíte,
• pokud platba přišla dřív, než byl doklad vytvořený, můžete úhradu dočasně uložit i bez dokladu a navázat ji později,
• pokud klient platí na více splátek, zapisujte každou úhradu zvlášť a na detailu dokladu kontrolujte seznam všech navázaných plateb.

  Po uložení otevřete detail dokladu a ověřte, že se úhrada zobrazila mezi navázanými platbami.

Krok 7. Kontrola zaplacených vyúčtování

Nakonec zkontrolujte stejný případ na více místech. Ve Finance -> Vyúčtování klientů si přes filtr dohledáte uzamčené vyúčtování a ověříte, že má vyplněné Celkem a tlačítko na navázaný doklad.

V Finance -> Doklady otevřete stejný doklad a zkontrolujete, že se ve spodní části zobrazuje navázaná úhrada nebo více úhrad. V Finance -> Úhrady si ověříte, že platba existuje pod správným klientem, datem a částkou a ukazuje na stejný doklad. Na kartě klienta se pak vraťte do seznamu Vyúčtování a ujistěte se, že otevíráte stále stejný případ.

Za skutečně zaplacené považujte vyúčtování až ve chvíli, kdy se stejná vazba shoduje ve vyúčtování, v dokladu i v úhradě. Pokud se neshoduje jen jedno z těchto míst, workflow ještě není dotažené.

Kontrolní body

• stejná cesta není založená dvakrát různými vstupními cestami,
• cestovní příkaz má správného klienta a Vyúčtování klientovi = Ano,
• vyúčtování je uzamčené a má uložené Celkem,
• po uzamčení existuje navázaný doklad,
• doklad a úhrada jsou na sebe skutečně navázané,
• stejný případ dohledáte z karty klienta i z centrálních financí.

Když něco nesedí

• Pokud se v cestovním příkazu nenabízí vozidlo nebo sazba, začněte kontrolou evidence vozidel a zapnutí příslušné funkce.
• Pokud cesta ve vyúčtování chybí, ověřte klienta, období a hlavně přepínač Vyúčtování klientovi.
• Pokud je u vyúčtování prázdné Celkem, zkontrolujte, zda už bylo opravdu uzamčené.
• Pokud nejde upravit doklad otevřený z vyúčtování, jde typicky o očekávaný readonly stav automaticky vytvořeného dokladu.
• Pokud párování přes VS nebo Kombinace nic nenajde, neznamená to chybu úhrady. Jen je potřeba dohledat a vybrat doklad jiným způsobem.