Určuje obchodní nebo provozní význam dokladu.

Na typu závisí, jak budou uživatelé doklad vyhledávat, jak se bude chápat v přehledech a jaké návaznosti na něj dávají smysl.

Rozlišuje, zda jde o Pohledávku nebo Závazek.

Stejný doklad se podle této volby zobrazí i v příslušném specializovaném seznamu.

Určuje, jaký druh protistrany budete v poli Subjekt vybírat.

Podle této volby se mění hledací seznam i kontext, ve kterém bude doklad dál používaný.

Vyhledává konkrétní osobu, rodinu, instituci nebo jinou protistranu dokladu.

Je dobré zkontrolovat správný výběr ještě před uložením, protože na subjekt navazují filtry, tisky i budoucí dohledávání.

Přiřazuje doklad ke konkrétnímu středisku nebo službě.

Pole je důležité hlavně tam, kde jedna organizace vede finance za více provozů nebo projektů odděleně.

Zapisuje den, kdy byl doklad vystavený.

Toto datum pomáhá při orientaci v účetních podkladech a často se propisuje i do tiskových výstupů.

Určuje termín, do kdy má být doklad uhrazený.

V praxi pomáhá hlavně při práci s pohledávkami a závazky, kde je potřeba sledovat blížící se nebo prošlé splatnosti.

Obsahuje celkovou hodnotu dokladu.

Na tuto částku navazuje i Rozúčtování, takže při dělení dokladu je potřeba hlídat, aby součet řádků dával smysl vůči celku.

Určuje měnu, ve které je doklad vedený.

Pole je důležité hlavně tehdy, když organizace pracuje i s cizoměnovými doklady nebo potřebuje hodnotu rozlišit v tiscích.

Jedinečný identifikátor faktury nebo jiného účetního podkladu.

Je to základní údaj pro dohledávání v seznamech, komunikaci s kolegy i pro párování na přijaté úhrady.

Identifikátor, podle kterého bývá doklad dohledaný z bankovní platby.

Vyplatí se ho vyplnit i tehdy, když zatím úhrada nepřišla, protože později urychlí párování.

Doplňkový symbol dokladu pro případy, kdy samotný variabilní symbol nestačí.

Jeho vyplnění má smysl hlavně tam, kde takto organizace nebo dodavatel standardně pracuje.

Volný text pro pojmenování projektu, akce nebo vnitřního kontextu dokladu.

Vhodné je používat ho jednotně, aby se stejné doklady daly zpětně dobře vyhledat.

Stručně popisuje, čeho se doklad týká.

Je to důležitý údaj pro rychlou orientaci v seznamech, protože uživatelé často hledají právě podle textu předmětu.

Vyjadřuje, zda je doklad nezaplacený, částečně uhrazený nebo zaplacený.

Na tuto hodnotu navazují filtry v seznamech i běžná provozní kontrola závazků a pohledávek.

Volný text pro delší vysvětlení dokladu, interní komentář nebo doplnění detailů, které se nevejdou do předmětu.

Pole využijte hlavně tehdy, když potřebujete předat kontext dalšímu pracovníkovi.

Určuje, jaká část celkové hodnoty dokladu připadá na právě přidávaný řádek rozúčtování.

Po změně částky se dopočítává i procentní podíl vůči celému dokladu.

Vyjadřuje podíl řádku na celkové částce dokladu v procentech.

Můžete pracovat buď s procenty, nebo s částkou; formulář průběžně dopočítává druhou hodnotu podle celku.

Vyhledává zdroj financování pro konkrétní řádek rozúčtování.

Použijte ho tehdy, když potřebujete jeden doklad rozpadnout mezi více dotačních nebo interních zdrojů.

Přiřazuje řádek rozúčtování ke konkrétní nákladové položce.

Právě tady se rozhoduje, pod jakou interní kategorií se část dokladu povede dál v evidenci.

Doplňuje vysvětlení k jednomu konkrétnímu řádku rozúčtování.

Vyplatí se ji použít hlavně tam, kde je rozdělení dokladu složitější a má být srozumitelné i při pozdější kontrole.