Cíl

Používat měsíční přehled Nástěnky jako rychlý kalendářový rozcestník: zkontrolovat stav jednotlivých dnů, otevřít denní zápis konkrétního dne a z Nástěnky zároveň hlídat blížící se revize plánů nebo smluv.

Kdy tuto situaci řešit

• když potřebujete rychle poznat, které dny jsou už provozně doplněné a které ne,
• když chcete z kalendáře otevřít nebo doplnit denní zápis konkrétního dne,
• když na Nástěnce hlídáte blížící se revize plánů nebo smluv a chcete se k nim rovnou prokliknout,
• když nechcete dohledávat denní provoz nebo revize ručně přes více různých seznamů.

Postup

1. Otevřete Nástěnka -> Měsíční přehled a zvolte správný měsíc. Začněte orientací v kalendáři: barvy a souhrny vám rychle řeknou, kde je provozní záznam doplněný a kde je potřeba kontrola.
2. Podívejte se do konkrétního dne. V buňce dne obvykle vidíte stručné souhrny k provozu, například text co se dělo nebo počty navazujících záznamů.
3. Pokud chcete den zkontrolovat podrobněji, přejděte z kalendáře na odpovídající denní záznam. Ve starším videu se tato část jmenuje Denní události, ale v dnešní verzi jde o Denní zápisy.
4. V Denních zápisech nastavte datum nebo kratší období a případně středisko. Otevřete konkrétní den přes Upravit nebo založte nový záznam přes Vložit nový záznam.
5. Doplňte provozní údaje dne: co se dělo, změny v otevírací době, počet hodin otevřeno, mimořádné situace, stížnosti nebo intervizní připomínky podle toho, co vaše služba používá.
6. Záznam uložte a vraťte se zpět. Ověřte, že je den nyní v měsíčním přehledu čitelný a že kalendář odpovídá reálnému stavu provozu.
7. Když potřebujete zkontrolovat, co se blíží, otevřete na Nástěnce stránku Revize. Ta neslouží k zápisu dne, ale ke kontrole termínů, které je potřeba řešit.
8. V přehledu revizí otevřete konkrétní položku. Podle typu záznamu se dostanete do editace plánu nebo smlouvy klienta či rodiny.
9. Zkontrolujte termín revize, obsah záznamu a případně proveďte potřebnou úpravu přímo na navazující stránce.
10. Vraťte se na Nástěnku až po kontrole, že jste upravili správný den nebo správný plán. Smyslem kalendáře je zrychlit orientaci, ne ztratit kontext mezi více seznamy.

Kontrolní body

• z měsíčního přehledu umíte poznat, které dny potřebují kontrolu nebo doplnění,
• denní provozní informace zapisujete do Denních zápisů, ne do jiné agendy jen kvůli podobnému názvu,
• po úpravě denního zápisu odpovídá kalendář i seznam reálnému stavu dne,
• z přehledu Revize se dostanete na správný plán nebo smlouvu,
• pracovník ví, kdy jde o denní provozní záznam a kdy už o navazující revizi klientské dokumentace.

Na co si dát pozor

• staré video používá název Denní události, ale dnešní ekvivalent je Denní zápisy; s agendou Události kalendáře to nepleťte,
• kalendář je přehledový; samotné opravy a doplnění se dělají až v navazujících formulářích,
• pokud v seznamu denních zápisů nic nevidíte, zkontrolujte období a středisko,
• revize jsou kontrolní rozcestník, ne místo pro samotné zapisování obsahu plánu nebo smlouvy,
• konec videa s editací plánu je navazující krok z revize, ne samostatný důvod zakládat denní zápis.