Cíl

Bezpečně vložit do textu obrázek nebo odkaz na soubor tak, aby se správně zobrazil v poznámce, deníku, smlouvě, plánu nebo šabloně dokumentu, a přitom nezaměnit vložení do textu s obyčejnou přílohou záznamu.

Kdy tuto situaci řešit

• když píšete text na formuláři s editorem a potřebujete do něj vložit obrázek, logo, sken nebo odkaz na dokument,
• když chcete použít stejný soubor opakovaně ve více textech a nechcete ho pokaždé nahrávat znovu,
• když formulář nabízí jak pole Soubor, tak textový editor, a potřebujete správně rozhodnout mezi přílohou a obsahem textu,
• když potřebujete po uložení ověřit, jak se obsah projeví v přehledu, detailu nebo tisku.

Postup

1. Otevřete formulář s textovým editorem, například Poznámky, Deníky, Smlouvy, Plány nebo textový odstavec šablony dokumentu v Správa -> Šablony dokumentů - úprava. Kurzor postavte přesně tam, kam má být obrázek nebo odkaz vložený.
2. Nejdřív si ujasněte, jestli potřebujete přílohu záznamu, nebo obsah uvnitř textu. Pokud má formulář samostatné pole Soubor, použijte ho pro běžnou přílohu. Vložení přes editor použijte tehdy, když se má obrázek nebo odkaz objevit přímo v textu nebo ve výsledném tisku.
3. Pokud soubor ještě není v aplikaci, otevřete Dokumenty -> Soubory, vyberte vhodnou složku a nahrajte ho pod srozumitelným názvem. U opakovaně používaných souborů dává smysl udržovat si přehledné složky a názvy.
4. V editoru použijte tlačítko Souborový systém nebo odpovídající akci pro vložení obrázku nebo odkazu. Vyberte soubor z interního úložiště.
5. U obrázků očekávejte vložení přímo do textu. U běžných dokumentů, například PDF nebo DOCX, se do textu typicky vloží odkaz ke stažení nebo otevření, ne plný náhled souboru.
6. Doplňte zbytek textu a případné formátování. Když potřebujete stejný obsah používat opakovaně, nevytvářejte zbytečné kopie souboru; používejte jeden dohledatelný soubor nebo u dokumentů raději šablonu.
7. Záznam uložte a výsledek zkontrolujte tam, kde se skutečně používá: v textu poznámky, v deníku, v ukázce smlouvy, v plánu nebo ve vygenerovaném dokumentu.
8. Pokud je výstup určený do tisku nebo pro klienta, ověřte i čitelnost výsledného PDF nebo tiskové verze. Nestačí, že se soubor do editoru vložil; musí dávat smysl i ve finálním výstupu.
9. Když potřebujete zdrojový soubor později změnit nebo smazat, počítejte s tím, že Souborový systém je společné úložiště. Změna se může dotknout více textů nebo dokumentů, kde je stejný soubor znovu použitý.
10. Když výsledek není správný, neopravujte to vrstvením dalších vložených kopií. Nejdřív zkontrolujte polohu kurzoru, vybraný soubor a to, zda jste nepopletli přílohu záznamu s vložením do textu.

Kontrolní body

• kurzor byl před vložením na správném místě v textu,
• zvolený soubor odpovídá tomu, co má být vidět nebo ke stažení,
• příloha v poli Soubor a vložení přes editor nejsou zaměněné,
• po uložení je obrázek nebo odkaz skutečně vidět v cílovém textu,
• finální tisk nebo PDF je čitelné a vizuálně použitelné.

Na co si dát pozor

• staré video používá historické rozložení editoru a staré pole klienta; v dnešní verzi je důležitý hlavně obecný princip a dnešní formuláře s editorem,
• Souborový systém je sdílené interní úložiště, ne soukromá příloha jednoho konkrétního záznamu,
• neobrázkové soubory se do textu obvykle vkládají jako odkaz, ne jako vložený náhled,
• příliš velké obrázky zhoršují čitelnost a tiskový výstup,
• když formulář nabízí samostatné pole Soubor, používejte ho pro obyčejné přiložení souboru k záznamu; editor používejte pro obsah, který má být přímo součástí textu nebo tisku.