Cíl

Na jednom souvislém workflow ukázat, jak připravit dostupnost pracovníka, naplánovat klientovi schůzku v organizéru, v den schůzky potvrdit skutečně provedené činnosti a nakonec jedním klikem převést výsledek do zápisu práce s klientem.

Kdy tuto situaci řešit

• když zaměstnanec potřebuje mít dostupnost zadanou týdny nebo měsíce dopředu,
• když klient volá nebo přijde na dispečink a chcete mu rovnou najít volný termín,
• když chcete spojit objednané činnosti, délku schůzky a případně i cenu do jednoho termínu,
• když pracovník potřebuje ráno vidět stejné schůzky v organizéru i v měsíčním kalendáři,
• když po schůzce chcete založit klientskou docházku bez ručního přepisování dat z termínu.

Co si připravit předem

• zaměstnanec musí mít právo na vlastní docházku a na práci v organizéru,
• pro daného pracovníka musí existovat docházka nebo plán docházky pro dny, kdy chcete objednávat,
• činnosti, které chcete objednávat, musí být nastavené v Činnosti -> Přehled a mít zapnuté Zobrazit v organizéru,
• pokud chcete klientovi orientačně počítat cenu služeb, musí mít činnosti správně vyplněnou cenu,
• pokud mají být činnosti vidět i ve veřejné nabídce nebo ceníku, musí mít zapnuté Zobrazit ve veřejné nabídce služeb, ceníku.

Postup

1. Připravte dostupnost zaměstnance v docházce nebo plánu docházky

   Začněte v Zaměstnanci -> Plán nebo v Zaměstnanci -> Docházka. Když má pracovník opakující se režim, použijte Plán docházky rozsahem a zadejte období klidně na celý měsíc nebo rok dopředu. Tím vzniknou plánované denní záznamy, které se běžně započítávají do docházkového listu i do měsíčních přehledů. Pokud se v jednotlivém dni něco změní, řešíte to klasickým denním záznamem docházky; ten má přednost před plánem. Pro organizér je důležité, aby v den schůzky existoval reálný prostor mezi příchodem a odchodem.

2. Zkontrolujte činnosti, které se mají v organizéru nabízet

   V Činnosti -> Přehled otevřete detail činnosti a ověřte hlavně čtyři věci: název, časovou dotaci, cenu a pole Zobrazit v organizéru. Právě z těchto údajů organizér skládá nabídku pro objednání schůzky. Pokud chcete klientům ukazovat i veřejný seznam nebo ceník, zapněte navíc Zobrazit ve veřejné nabídce služeb, ceníku. Když činnost v organizéru chybí nebo má nesmyslnou délku, chyba se typicky opravuje právě zde.

3. Objednejte klienta v organizéru třeba týden dopředu

   Když klient zavolá na dispečink nebo přijde osobně, otevřete Organizér -> Přehled úkolů. Nastavte období a podle potřeby pracovníka nebo středisko. Najděte volný slot ve chvíli, kdy klient může dorazit. U volného slotu klikněte na zapsat. Ve formuláři termínu vyberte klienta a označte požadované činnosti. Podle časové dotace činností se zkontroluje potřebná délka schůzky a podle cen lze orientačně spočítat cenu služeb, například u masáží nebo jiných placených činností. Uložte termín až ve chvíli, kdy sedí pracovník, čas, klient i obsah schůzky.

4. V den schůzky otevřete stejný termín z organizéru nebo z kalendáře

   Pracovník v daný den uvidí svůj rozpis schůzek dvěma způsoby: v Organizér -> Přehled úkolů a také v Nástěnka -> Měsíční přehled, kde se organizer termíny skládají do denního kalendáře spolu s dalšími událostmi. Z obou míst lze otevřít tentýž termín. Na začátku si pracovník přečte, co je objednané, na jak dlouho a pro kterého klienta. To je důležité hlavně tehdy, když termín vznikl s předstihem přes dispečink a pracovník si ho sám nezakládal.

5. Po schůzce označte, co bylo skutečně splněné

   Po skončení otevřete detail termínu a u jednotlivých činností označte, co bylo skutečně splněné. Je normální, že se skutečnost liší od původního objednání: část objednaných činností se nemusela stihnout, nebo naopak vznikla další práce navíc. Organizér tu slouží jako most mezi objednávkou a skutečným průběhem. Uložte termín až po této kontrole, protože právě splněné činnosti se mohou použít při navazujícím zápisu práce s klientem.

6. Jedním klikem přejděte do zápisu práce s klientem

   Z detailu termínu použijte akci pro zápis práce s vybraným klientem. Otevře se nový záznam v Karta klienta -> Docházka - úprava. Formulář může mít předvyplněné datum, klienta, příchod, odchod a splněné činnosti z organizéru. Předvyplněná data berte jako start. Můžete je přepsat podle reality, doplnit další činnosti, upravit časovou dotaci nebo přidat poznámku. To je důležité hlavně tehdy, když se schůzka prodloužila, zkrátila nebo se její obsah změnil až při práci s klientem.

7. Zkontrolujte výsledek v evidenci klienta i v docházce zaměstnance

   Po uložení ověřte, že klientská docházka obsahuje správné datum, klienta, časy a činnosti. Zároveň si u zaměstnance zkontrolujte, že původní plán nebo docházka zůstává smysluplná a že zadaný den nadále zapadá do docházkového listu. Organizér schůzku plánuje, klientská docházka ji vykazuje a zaměstnanecká docházka drží časový rámec pracovníka.

Kontrolní body

• plán docházky nebo denní docházka existují pro den, kdy chcete schůzku naplánovat,
• objednávané činnosti mají správně nastavené Zobrazit v organizéru, časovou dotaci a případně cenu,
• pracovník vidí svůj termín jak v organizéru, tak v měsíčním kalendáři,
• po schůzce je odlišené, co bylo objednáno a co bylo skutečně splněno,
• klientská docházka po otevření z organizéru obsahuje správný základ, ale byla ještě zkontrolovaná a případně upravená podle reality,
• plánovaná docházka zaměstnance se dál správně promítá do docházkového listu.

Na co si dát pozor

• bez docházky nebo plánu často nenajdete volný slot, i když pracovník ve skutečnosti čas má,
• činnost bez Zobrazit v organizéru se v termínu nenabídne,
• veřejná nabídka a ceník jsou samostatná vrstva; nestačí jen povolit činnost v organizéru,
• předvyplněný zápis práce z organizéru není hotový evidenční záznam, ale návrh k finální kontrole,
• pokud klient nebo dispečer objednali něco jiného, než se pak skutečně udělalo, rozhodující pro klientskou evidenci je až finální kontrola splněných činností a skutečných časů.